정보 기술, Pro A/V, 통신 및 관리 솔루션 전문기업 에이텐(대표 첸순청)은 회의실 예약 시스템을 공개했다. 10. 1인치 규격의 VK430 터치패널과 RBS Configurator 소프트웨어로 구성된 솔류션이다. 기업 및 단체 그리고 개인 등 회의실을 공유하는 환경에 적용하면 실시간으로 회의실을 관리하고 예약할 수 있고 동시에 직관적으로 운영할 수 있는 모든 옵션을 패키지로 묶은 상품이다.
때마침 위드 코로나가 본격적으로 시행되고, 기업도 하이브리드 근무환경이 정착하면서 사무 공간보다는 회의 공간의 수요가 증가하는 추세다. 따라서 유휴 공간을 최소화하고 운영 효율을 높이는 데 효과적인 시스템의 필요성이 어느 때보다 다급해진 상황인데, 에이텐이 처음 선보이는 회의실 예약 시스템은 운영 중인 회의 공간의 사용 여부를 관리자와 이용자가 직관적으로 파악할 수 있게 정보를 제공하고, 필요하다면 원터치로 예약할 수 있는 편의를 실시간으로 제공한다.
핵심은 예약 시스템 솔루션 만으로 단독 운영이 가능하다는 것. 큼직한 화면을 갖춘 VK430 터치패널과 RBS Configurator 소프트웨어는 상호 간 연계되어 운영된다.
룸 부팅 시스템이라 명명한 전용 운영 시스템 단독으로 실행되며, 캘린더 관리가 필요할 경우에는 MS오피스와 Google Workspace 같은 캘린더 서버에 연동해 기능을 쉽게 확장할 수 있다. 만약 터치패널이 캘린더 서버에 연동이 되어있지 않을 경우 데모모드를 통해 사전에 전반적인 기능들을 체험할 수 있는 편의성도 제공한다. MS 오피스 365와 터치패널은 사용 환경에 따라 필요하다면 전용 월 마운트 키트를 통해 단단한 벽이나 유리 벽 등에 손쉽게 부착할 수 있다. 또한 POE+ 기능을 갖춘 LAN 포트를 제공해 단 하나의 선으로 모든 정보와 전력을 공급받기에 선정리 편의도 우수하다.
회의실 예약 또는 취소는 온라인으로 미리 하거나 오프라인으로 현장에서 하는 회의실 운영에 필요한 모든 기능을 다 갖추고 있다. 먼저 솔루션을 MS 오피스 365 계정에 연동했을 경우 캘린더를 통해서 필요한 시간만큼 예약할 수 있으며, 현장에 도착해서는 VK430 터치패널에 회의 시작 버튼을 누르면 회의 중으로 상태 값이 변한다. 만약 예정보다 일찍 회의가 끝나거나 연장이 필요할 경우 터치패널을 통해 바로 필요한 옵션을 선택할 수 있다. 예약 없이 회의실 사용이 필요할 경우 입구에 설치된 VK430 터치패널을 통해 회의 시작 버튼을 누르고 사용할 수 있는 직관적인 사용 옵션도 제공한다.
관리자는 전용 RBS Configurator 소프트웨어를 통해 운용에 필요한 모든 옵션을 제공받는다. 예를 들면 여러 군데 흩어진 회의실의 운용 현황을 파악하고, VK430의 IP 설정, 회의실 명 수정, VK430 화면 레이아웃 편집 등 전반적인 디스플레이의 설정 및 구성을 관리할 수 있다. 원하는 브랜드 로고를 추가하거나 배경 등을 BI·CI 정책에 맞춰 변경하는 옵션도 일괄적으로 제공한다.
사실상 회의실 예약에 필요한 기능 구현을 위해 오랜 시간 공수를 들여 개발하는 번거로움이 없으며, 외부 솔루션을 도입했을 경우 제공자 정보가 노출되는 문제도 고민할 것 없이 운영환경에 최적화할 수 있는 회의실 예약 솔루션을 에이텐이 공개한 것. 솔루션을 도입하는 것 만으로 기능부터 운영 그리고 관리까지 이뤄지기에 바로 적용이 필요한 다급한 환경에도 쉽고 빠르게 구축할 수 있다. 소규모부터 중간 그리고 대규모 회의실까지 모든 환경에 대응할 수 있게 설계한 것 또한 주목할 부분이다.
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