IT 인프라 구축 전문기업 ㈜한경아이넷은 마이크로소프트 오피스 365 기반으로 기업 내 커뮤니케이션 및 협업 환경을 전환함으로써 비용 부담을 줄이고 업무 효율성은 향상하게 되었다.
한경아이넷은 3년만에 소기업에서 중기업으로 규모가 빠르게 성장하면서 계속 늘어나는 직원 수에 비례해서 업무 시스템을 증설해야 했다. 또한 회사 내부에서 각종 서비스를 제공할 서버를 모두 운영하게 되면 장비 유지 보수, 소프트웨어 라이선스 등의 비용을 감당해야 하는데 중소기업으로써 감당하기에는 비용과 관리 부담이 컸다.
이에 한경아이넷은 클라우드 방식 서비스인 오피스 365을 도입하여 가장 부담이 되는 비용 고민을 해결했다. 오피스 365는 직원 수가 늘어날 때마다 필요한 만큼 계정만 추가하면 되므로 서버나 스토리지 등 인프라 증설을 고민할 필요가 없고, 사내 별도 IT 전문 인력 없이도 시스템 장애 위험이나 시스템 유지보수, 업그레이드의 부담 없이 운영할 수 있어 효율적이다.
또한 오피스 365는 오픈소스 기반 오피스나 타사 앱이 제공하기 어려운 일정, 작업, 주소록 공유 등 기능적인 면에서 뛰어나고 익숙한 오피스 문서 작업 환경을 제공해 직원들이 더욱 편리하게 이용할 수 있다. 특히 타사 웹 오피스처럼 온라인에서만 사용할 수 있는 것이 아니라 설치형으로 오프라인에서도 사용할 수 있고, 각종 모바일 디바이스도 지원되기 때문에 직원 편의성이 크게 향상되었다. 직원들은 셰어포인트를 이용하여 업무 보고, 정보 공유, 의사결정 후 문서 작성 등이 가능해졌으며, 공동 작업을 위해 만나서 시간을 보낼 필요가 없어져 불필요한 미팅이 사라지고 협업 환경이 개선되었다.
한경아이넷 오세준 차장은 “기업 내에서 업무 시스템을 운영하려면 유지보수, 소프트웨어 라이선스 등 비용도 많이 들어가고 복잡하다. 하지만 오피스 365를 도입하면서 중소기업으로써 가장 고민되던 비용과 관리 문제를 해결했다”라며 “최신 모바일 디바이스를 모두 지원하는 오피스를 통해 직원들의 업무 생산성도 개선되었다. 향후 기업용 소셜 네트워크 서비스인 야머 등을 활용해 기업 내외 소통을 더욱 장려할 예정이다”고 밝혔다.
한국마이크로소프트 마케팅 오퍼레이션즈 사업본부 윤무환 상무는 ”비즈니스 규모가 급성장하는 기업들의 경우 무리하게 투자할 필요 없이 클라우드 방식으로 조직에 필수적인 오피스 환경을 모두 제공하는 오피스 365가 가장 경제적인 대안”이라며 “항상 최신으로 유지되고 가용성이 보장되므로 업그레이드 고민, 장애 걱정이 없이 대기업 수준의 스마트 워크 환경을 구축할 수 있다”고 말했다.
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